ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)

ENGIE Home Services (4200 personnes, 250 sites en France) est N°1 en France de l'entretien, du dépannage et de la maintenance des systèmes de chauffage, de climatisation et de production d’eau chaude.

ENGIE HOME SERVICES place la diversité au cœur de ses préoccupations et s’engage notamment sur l’égalité professionnelle, l’emploi des seniors et des travailleurs en situation de handicap.

La Direction Régionale Centre-IDF recrute un.e Assitant.e Admnistratif.ve en CDD

L'Assistant·e admnistratif.ve effectue des activités d’assistanat et de logistique afin de soutenir l’activité de sa/son supérieur·e hiérarchique et de la direction à laquelle elle/il est rattaché·e.

Elle/Il assure l’interface entre divers interlocuteur·rice·s internes et externes.

Assistanat :

• Gérer le planning et l’agenda de sa/son responsable hiérarchique (coordination des réunions, prise de rendez-vous) et/ou du CODIREG et/ou d’autres membres de l’équipe,
• Réceptionner les colis, les courriers : trier et assurer la répartition de ces derniers pour sa direction
• Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques : orienter le demandeur et/ou transmettre la demande à l’interlocuteur·rice approprié·e,
• Accueillir les visiteurs externes,
• Assurer la préparation de dossiers, supports, et comptes rendus divers,
• Être l’interlocuteur·rice privilégié·e de la direction à laquelle elle/il est rattaché·e.
• Gestion des sinistres clients ( dispatch et suivi des convocations)

Logistique et organisation :

• Gérer l’organisation des déplacements/séminaires/formations pour tout le CODIR / CODIREG et/ou autres membres de sa Direction et/ou collaborateur·rice·s,
• Gestion et suivi des déménagement des agences de la région
• Réaliser, suivre les commandes de matériel, de fournitures et de consommables auprès de prestataires externes et vérifier la conformité des livraisons,
• Gérer les flux de validation et les factures afin d’enclencher les paiements 

En fonction de l’organisation de sa direction de rattachement, elle/il peut être également amené·e à :

• Assurer le bon fonctionnement des locaux de la direction en collaboration avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance des locaux, gestion des réparations...),
• Gérer le parc de téléphones mobiles (commandes, suivi, etc…),
• Gestion et mise à jour du portail ACTRADIS

Administration du personnel :

• Saisir des astreintes collaborateur·rice·s dans l’outil et effectuer un suivi des effectifs en équivalent temps pleins (ETP) par agence, ( planning, basculement des lignes téléphoniques)
• Réaliser les reportings intérim, grévistes… et remonter les informations à la Direction des Ressources Humaines du siège,
• Gérer la distribution des médailles du travail en lien avec le siège,
• Envoyer les demandes de tickets restaurant et les distribuer, dès réception, aux collaborateur·rice·s,
• Gérer les affichages obligatoires (réglementaires, RH,….),
• Gérer les visites médicales en lien avec la médecine du travail.